Get Adobe Flash player

ถาม-ตอบ

การเบิกจ่าย

  • บางบริษัทฯ มีการขายสินค้า(หน้าร้าน)และผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิคส์ (online) จากการที่หน่วยงานซื้อสินค้าผ่านระบบ Online ก็จะได้ใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิคส์เพื่อนำมาแนบเรื่องเบิก ซึ่งพบปัญหาว่าสำนักงานคลังส่งเรื่องเบิกคืน เนื่องจากเข้าใจคลาดเคลื่อน
  • กรณีผู้เดินทางในช่วงเวลา 0.01 น. ซึ่งคิดเวลาไม่ตรงกับสำนักงานคลัง ทำให้เรื่องเบิกถูกส่งคืนหน่วยงาน
  • ค่าใช้จ่ายในการจัดประชุมนานาชาติ ทางผู้จัดงานจะจ้าง นางรำเพื่อเผยแพร่ศิลปวัฒนธรรม จะต้องมีเกณฑ์อย่างไรบ้าง เช่น ต้องมีคนชาวต่างชาติอย่างน้อยกี่คน หรือ ต้องอยู่เมืองไทยไม่น้อยกว่ากี่วัน
  • ค่าลงทะเบียนอบรม
  • เดินทางไปสัมมนาต่างจังหวัด 2 คน ต่างคนต่างขับรถกันไป คนละคัน โดยจะขอเบิกค่าชดเชยพาหนะแต่คนได้หรือไม่
  • ค่าเบี้ยเลี้ยงและค่าที่พัก - อัตราค่าเบี้ยเลี้ยงและค่าที่พักไม่เพียงพอกับค่าครองชีพในปัจจุบัน - กรณีเพศเดียวกันต้องนอนร่วมกัน แล้วกรณีใดบ้างที่สามารถนอนแยกห้องกันได้
  • ครุภัณฑ์ ที่ซื้อไว้ในกอง 300 แต่จะใช้เงินรายได้จัดสรร กอง 600 ในการซ่อมแซมครุภัณฑ์ได้หรือไม่
  • ค่าโทรศัพท์ ผู้บริหารฯ หรืออาจารย์ รอบบิลอาจไม่ทันในเดือนถัดไป ต้องทำอย่างไร
  • ค่าตีพิมพ์บทความทางวิชาการ (ต่างประเทศ) ตีเป็นค่าใช้สอยอื่นๆ หรือค่าจ้างเหมา
  • ค่าของที่ระลึก งานพัสดุทำใบจัดซื้อ/จัดจ้าง เป็นค่าวัสดุ แต่ทางบัญชีบันทึกบัญชีเป็นค่าใช้สอยอื่น จะขัดแย้งกันหรือไม่
  • บิลของบริษัท FedEx ซึ่งเป็นบริษัทขนส่งของเอกชน ต้องตีเป็นค่าจ้างเหมาหรือค่าไปรษณีย์
  • ใบเสร็จรับเงิน กรณีที่ผู้รับเงินเป็นรหัสพนักงานผู้ขาย ไม่มีชื่อ และลายเซ็น ผู้รับเงิน จำเป็นต้องมีลายมือหรือชื่อตรงรหัสพนักงานขายอีกหรือไม่
  • ค่าน้ำดื่ม หรือ ค่ากาแฟ ที่ซื้อมาเก็บไว้ เพื่อเลี้ยงรับรอง ถือเป็นค่าวัสดุอื่น หรือวัสดุงานบ้านงานครัว
  • ค่าพาหนะ ในการเดินทางประชุมสัมมนา กรณีที่มีรถบริการ แต่เดินทางมาไม่ทันรถที่ให้บริการ สามารถเบิกค่าพาหนะ (TAXI) ได้หรือไม่
  • ค่าวัสดุ ที่ซื้อมาเพื่อทำการซ่อมครุภัณฑ์เอง จะแยกประเภท ค่าวัสดุหรือค่าซ่อมแซมครุภัณฑ์ (มีหมายเลขครุภัณฑ์) เนื่องจาก พัสดุตีตามระเบียบ กระทรวงการคลัง เป็นค่าวัสดุ แต่บัญชีจะให้มีการเก็บค่าซ่อมแซมครุภัณฑ์ เพื่อคำนวณค่าเสื่อมราคา
  • กรณีที่สำนักงานคลังต้องการขอความช่วยเหลือให้เพิ่มเติมรายละเอียดในเอกสารเบิกเพิ่มขึ้น กรุณาอย่าบันทึกเป็นเรื่องการส่งคืนเอกสาร
  • Update ระเบียบให้เป็นปัจจุบัน - มหาวิทยาลัย ฯ ให้ระเบียบสำหรับอ้างอิงการเบิกจ่ายหลายระเบียบ เช่น ระเบียบของมจธ. , ระเบียบของกระทรวงการคลัง ถ้ามีการเปลี่ยนแปลง หรือแก้ไขระเบียบใดๆ อยากให้มีการประชาสัมพันธ์ ให้หน่วยงานทราบ
  • ขั้นตอน วิธีปฏิบัติ การตรวจสอบเอกสาร ในแต่ละกองทุน - แต่ละกองทุน มีขั้นตอน และวิธีการปฏิบัติ การตรวจสอบ ไม่เหมือนกัน ในรายละเอียดปีกย่อย เนื่องจากหน่วยงานต้องมานั่งจำว่า กองทุนไหน ทำอย่างไร แตกต่างกันอย่างไร
  • การส่งคืนเอกสาร - ไม่ควรส่งคืนเอกสารทุกกรณี เนื่องจากมีการบันทึกการส่งคืน กรณีที่แก้ไขเล็กน้อย ขอให้โทรแจ้งเพื่อไปแก้ไข
  • การเสนอบันทึกอนุมัติล่าช้า - แนบใบอนุมัติล่าช้าไว้ในเรื่องเบิก แต่เอกสารถูกส่งคืน เพื่อให้ดำเนินการเสนออนุมัติล่าช้าก่อน
  • การบันทึกบัญชีในระบบบัญชี Axapta สำหรับการจัดซื้อวัสดุ เพื่อซ่อมแซมครุภัณฑ์ - บันทึกบัญชีผิดไม่ตรงกับที่สำนักงานคลังกำหนด
  • การบันทึกบัญชีในระบบบัญชี Axapta หมวดอุดหนุน กองทุน 500 - บันทึกบัญชีผิดไม่ตรงกับที่สำนักงานคลังกำหนด
  • การปั้มรับของในต้นฉบับ หรือสำเนาใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี/ใบส่งของกรณีจัดซื้อวัสดุ - การปั้มรับวัสดุ แต่ละกองทุนไม่เหมือนกัน บางกองทุนสามารถปั้มรับที่ต้นฉบับได้ บางกองทุนต้องปั้มรับที่สำเนาของเอกสาร
  • ค่าเครื่องดื่ม เช่น แป๊บซี่ น้ำเปล่าที่ซื้อทั้งแพ็ค จะให้ถือเป็นค่าใช้สอย หรือค่าวัสดุ (กรณีโครงการของนักศึกษา)
  • ขอใช้ใบเสร็จรับเงินที่ลงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในการเบิก เนื่องจากบางบริษัทออกใบเสร็จลงชื่อผู้รับเงินเป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
  • ค่าจ้างเหมารถรับจ้าง Taxi สามารถเขียนรวมกันได้หรือไม่ ในกรณีที่ส่งเบิกรวมกันทีเดียว เนื่องจากเดือนนั้นต้องเดินทางหลายครั้ง ถ้าเขียนรวมทีเดียวไม่ได้ ควรเขียนเป็นระเบียบเลยว่าต้องเขียนค่าใช้จ่ายต่อครั้งเท่านั้น เนื่องจากอาจารย์ถามถึงว่ามีระเบียบข้อไหน
  • การหักภาษี ค่าจ้างเหมา ยอดที่เกิน 10,000 บาท กรณีที่อาจารย์จ่ายเงินสด ควรที่จะออกเป็นระเบียบเลย เนื่องจากพอแจ้งอาจารย์ที่ส่งเบิกว่าต้องหักภาษี อาจารย์มักถามถึงว่ามีระเบียบข้อไหน
  • การส่งคืนบางครั้งน่าจะพูดคุยเผื่อลงไปแก้ไขได้ ไม่จำเป็นต้องส่งคืนทันที
  • ค่าที่พัก น่าจะปรับให้เป็นอัตราเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นผู้จัดอบรมหรือ ผู้ร่วมอบรม
  • ค่าวัสดุที่ซื้อมาเปลี่ยนทำไมจึงถือเป็นค่าซ่อมบำรุง
  • ค่าโทรศัพท์รายเดือน ให้ยึดวันที่ตามรอบบิลหรือวันที่จ่ายเงิน
  • ใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ กรณีจ่ายค่าโทรศัพท์ เดิมเคยเบิกได้ ปัจจุบันต้องทำใบสำคัญรับเงินแนบด้วย
  • ค่าจ้างเหมารถรับจ้าง(รถตู้) ใช้ใบซื้อ/จ้างและยังต้องทำบันทึกข้อความอีก
  • ค่าอาหาร เบิกได้หรือไม่ เพราะบางครั้งเจ้าหน้าที่สำนักงานคลังให้เบิกเป็นค่าเบี้ยเลี้ยงเท่านั้น
  • ค่าชดเชยยานพาหนะ ในระเบียบให้ใช้แบบฟอร์มใบรับรองการจ่ายเงิน (กค.06) ใบรับรองการจ่ายเงิน แต่เจ้าหน้าที่สำนักงานคลังแจ้งว่าต้องใช้แบบฟอร์มใบสำคัญรับเงิน (กค.07) ใบสำคัญรับเงิน สรุปใช้แบบฟอร์มไหน?
  • การเบิกค่าที่พัก กรณีที่ไปพักเป็นหมู่คณะฯ และเป็นเศษ มีแนวทางปฏิบัติสำหรับการเบิกจ่ายอย่างไร
  • การเบิกค่าใช้จ่ายเดินทางไปราชการ (ค่ายานพาหนะ) ในเขตกรุงเทพฯ และปริมณฑล เช่น การเดินทางไปตรวจฝึกสอน ไปนิเทศนักศึกษาฝึกงาน การไปประชุม อบรม สัมมนา ฯลฯ กรณีที่ผู้เดินทางเดินทางด้วยรถยนต์ส่วนตัว มีแนวทางปฏิบัติในเรื่องการเบิกจ่ายอย่างไร
  • ความคลาดเคลื่อนในเรื่องของการวิเคราะห์รายการทางบัญชี และการตัดยอดบัญชีรายจ่าย เช่น การเบิกจ่ายค่าทำกุญแจ และหรือ การซ่อมครุภัณฑ์ (ตู้เก็บเอกสาร) ที่ต้องมีการซ่อมและเปลี่ยนกุญแจ
  • การขอให้เจ้าหน้าที่สำนักงานคลังเพิ่มชื่อบริษัท ห้างร้านเข้าไปในระบบ กรณีที่หน่วยงานค้นหารายชื่อในระบบแล้วไม่พบ
  • ปัญหาเรื่องการสื่อสาร/การอธิบายเหตุผลของเจ้าหน้าที่บางคน - ขอคำอธิบายสั้น ๆ กะทัดรัดเข้าใจความหมาย เช่น การอธิบายเรื่องการคีย์วันที่ในใบตั้งหนี้ สำหรับการจัดซื้อครุภัณฑ์ ว่าให้ใช้วันที่ตั้งหนี้ที่เป็นวันเดียวกับวันที่กรรมการตรวจรับ
  • ใบเสร็จ/ใบแจ้งหนี้/ใบสำคัญหลักฐานการเบิก ที่ส่งเรื่องตั้งเบิก แต่ระบุรายละเอียดไม่ครบถ้วน เช่น ไม่ระบุที่อยู่ของ มจธ./เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ฯลฯ ไม่ระบุจำนวนเงิน (ตัวอักษร) สำนักงานคลังมีแนวทางที่จะให้หน่วยงานปฏิบัติอย่างไร
  • ใบเสร็จ/ใบสำคัญหลักฐานการเบิก ที่มีที่อยู่ต่างจังหวัด ควรดำเนินการอย่างไร จะต้องให้ผู้ซื้อ/ผู้เบิกรับรองและชี้แจงเหตุผลหรือไม่
  • การปรับเปลี่ยนแนวทางวิธีการปฏิบัติ เช่น การเบิกจ่ายครุภัณฑ์ต่ำกว่าเกณฑ์ (วัสดุคงทนถาวร)
  • ความเข้าใจคลาดเคลื่อนในเรื่องของคำสั่ง มจธ. เรื่องมอบหมายและมอบอำนาจให้ปฏิบัติการแทนอธิการบดี เช่น กรณีเด็กไปทำกิจกรรมของคณะ ต้องเป็นคณบดีหรือรองอธิการบดีฝ่ายพัฒนานักศึกษาลงนามอนุมัติ
  • การเบิกค่าตอบแทนกรรมการภายนอกเพื่อทำการสอบวิทยานิพนธ์

  • บางบริษัทฯ มีการขายสินค้า(หน้าร้าน)และผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิคส์ (online) จากการที่หน่วยงานซื้อสินค้าผ่านระบบ Online ก็จะได้ใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิคส์เพื่อนำมาแนบเรื่องเบิก ซึ่งพบปัญหาว่าสำนักงานคลังส่งเรื่องเบิกคืน เนื่องจากเข้าใจคลาดเคลื่อน
    สามารถเบิกได้แต่ใบเสร็จรับเงินต้องมีรายละเอียดครบถ้วนตามระเบียบการเบิกจ่ายเงินของ มจธ.

    กรณีผู้เดินทางในช่วงเวลา 0.01 น. ซึ่งคิดเวลาไม่ตรงกับสำนักงานคลัง ทำให้เรื่องเบิกถูกส่งคืนหน่วยงาน
    การคำนวณค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางไปต่างประเทศ ตามประกาศ มจธ. เรื่อง หลักเกณฑ์และอัตราค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปปฏิบัติงานต่างประเทศ พ.ศ. 2545
    ข้อ 5 การนัดเวลาเดินทางเพื่อคำนวณเบี้ยเลี้ยงเดินทาง ให้นับตั้งแต่เวลาออกเดินทางจากประเทศไทย จนกลับถึงประเทศไทย โดยนัดจากเวลาที่ประทับตราหนังสือเดินทางออกจนถึงเวลาที่ประทับหนังสือเดินทางเข้า
    เวลาเดินทางให้นับยี่สิบสี่ชั่วโมงเป็นหนึ่งวัน ถ้าไม่ถึงยี่สิบสี่ชั่วโมง หรือเกินยี่สิบสี่ชั่วโมงหรือส่วนที่ไม่ถึงหรือเกินยี่สิบสี่ชั่วโมงนั้นนับได้เกินสิบสองชั่วโมงให้ถือเป็นหนึ่งวัน
    ในอนาคตรอระบบ GEM ซึ่งระบบดังกล่าวจะมีการคำนวณให้

    ค่าใช้จ่ายในการจัดประชุมนานาชาติ ทางผู้จัดงานจะจ้าง นางรำเพื่อเผยแพร่ศิลปวัฒนธรรม จะต้องมีเกณฑ์อย่างไรบ้าง เช่น ต้องมีคนชาวต่างชาติอย่างน้อยกี่คน หรือ ต้องอยู่เมืองไทยไม่น้อยกว่ากี่วัน
    สำนักงานคลังจะพิจารณาดูว่าโครงการที่ท่านขออนุมัติจัดเป็นโครงการจัดประชุมนานาชาติ ซึ่งถ้าหน่วยงานเห็นว่ามีความจำเป็นที่จะต้องจัดการแสดงเพื่อเผยแพร่ศิลปวัฒนธรรม โดยขออนุมัติจัดโครงการและมีประมาณการค่าใช้จ่ายไว้แล้ว สุดท้ายจะมีผู้สนใจเข้าร่วมงานกี่คน หรือไม่มีชาวต่างชาติเข้าร่วมงาน งานที่เตรียมไว้ก็ต้องดำเนินการไปตามนั้น สำนักงานคลังเห็นว่าสามารถเบิกจ่ายได้ ถือเป็นค่าใช้จ่ายเพื่อจัดในพิธีการ (เปิด/ปิด) เพื่อเป็นการต้อนรับผู้เข้าร่วมประชุมนานาชาติ
    - อัตราการเบิกจ่ายค่าใช้จ่าย ปัจจุบันเบิกจ่ายได้ตามจริงที่คณะผู้แสดงเรียกเก็บ โดยคำนึงถึงความจำเป็น ประหยัด และเหมาะสม
    - การที่จะต้องบอกว่าต้องมีคนต่างชาติกี่คน หรือต้องอยู่เมืองไทยไม่น้อยกว่ากี่วัน จึงจะแสดงได้ ไม่มีกำหนดไว้ในระเบียบ
    - หากแต่หน่วยงานเมื่อเปิดรับสมัครให้ผู้สนใจเข้าร่วมงานแสดงเจตนารมณ์เข้าร่วมงาน และพิจารณาแล้วต้องจัดงานสัมมนาดังกล่าว การจัดแสดงศิลปวัฒนธรรมก็อาจจะมาวางแผนว่าสมควรจะจัดหรือไม่จัดขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้จัดงาน แต่หากมีกำหนดการในโปรแกรม การจัดงานอย่างชัดเจน ก็จะไม่อยู่ในวิสัยของการที่จะตัดลดรายการในโปรแกรมการประชุมนานาชาติได้ ซึ่งหน่วยงานอาจจะต้องจัดการแสดงนั้นในงานเพื่อไม่ให้เกิดความเสียหาย ทางด้านชื่อเสียงของหน่วยงานผู้จัดงานที่จะต้องมีการจัดงานอีกในอนาคต

    ค่าลงทะเบียนอบรม
    ถ้าวันจัดงานเป็นวันที่ 1-2 ธันวาคม 2558 แต่ต้องชำระค่าลงทะเบียนภายในวันที่ 15 พฤศจิกายน 2558 และสำหรับใบเสร็จรับเงินจะได้รับในวันจัดงาน (รับหน้างาน) หน่วยงานสามารถนำใบนำฝาก (Pay-in) ที่มีการชำระเงินเมื่อวันที่ 15 พฤศจิกายน 2558 มาแนบเรื่องเบิกจ่ายก่อนได้หรือไม่ หรือต้องรอใบเสร็จรับเงิน แล้วค่อยนำมาเบิก จะถือว่าเรื่องเบิกล่าช้าไหม

    ใช้จ่ายงบประมาณตามความจำเป็นและประหยัด เหมาะสม และเป็นไปตามระเบียบที่กำหนด หากผู้เดินทางชี้แจงเหตุผลความจำเป็นให้กับผู้บังคับบัญชาที่มีอำนาจอนุมัติ รับทราบถึงความที่จำเป็นจะต้องใช้รถยนต์ส่วนตัวเดินทาง (คนละคัน)และถ้าผู้บังคับบัญชาใช้ดุลยพินิจแล้วพิจารณาอนุมัติก็สามารถเบิกจ่ายเงินงบประมาณได้

    - กรณีนี้หากหน่วยงานประสงค์จะเบิกจ่ายเงินที่ได้ชำระแล้วก็สามารถเบิกจ่ายได้ แต่ต้องหมายเหตุว่าเมื่อได้รับใบเสร็จแล้วจะนำมาแนบทีหลัง (ซึ่งอาจจะยุ่งยากต้องมาขอแนบเอกสารเบิก) หรือ
    - สามารถเบิกจ่ายเมื่อเดินทางไปเรียบร้อยแล้ว 1-2 ธันวาคม 2558 ให้เบิกจ่ายภายใน 31 ธันวาคม 2558 ก็จะไม่ถือว่าเบิกจ่ายล่าช้า (เพราะใบเสร็จเดือน พฤศจิกายน สามารถเบิกจ่ายได้ถือสิ้นเดือนธันวาคม)

    เดินทางไปสัมมนาต่างจังหวัด 2 คน ต่างคนต่างขับรถกันไป คนละคัน โดยจะขอเบิกค่าชดเชยพาหนะแต่คนได้หรือไม่
    การเดินทางไปสัมมนาต่างจังหวัด 2 คน สถานที่เดียวกัน กรณีขออนุมัติใช้รถยนต์ส่วนตัว ก็ควรเดินทางร่วมกันเพื่อประหยัดงบประมาณ ซึ่งหน่วยงานสามารถพิจารณาบนพื้นฐานการใช้จ่ายงบประมาณตามความจำเป็นและประหยัด เหมาะสม และเป็นไปตามระเบียบที่กำหนด หากผู้เดินทางชี้แจงเหตุผลความจำเป็นให้กับผู้บังคับบัญชาที่มีอำนาจอนุมัติ รับทราบถึงความที่จำเป็นจะต้องใช้รถยนต์ส่วนตัวเดินทาง (คนละคัน)และถ้าผู้บังคับบัญชาใช้ดุลยพินิจแล้วพิจารณาอนุมัติก็สามารถเบิกจ่ายเงินงบประมาณได้

    ค่าเบี้ยเลี้ยงและค่าที่พัก - อัตราค่าเบี้ยเลี้ยงและค่าที่พักไม่เพียงพอกับค่าครองชีพในปัจจุบัน - กรณีเพศเดียวกันต้องนอนร่วมกัน แล้วกรณีใดบ้างที่สามารถนอนแยกห้องกันได้
    สำนักงานคลังอยู่ระหว่างดำเนินการ Update ระเบียบ โดยอยู่ในแผนการดำเนินงานในกลุ่มการเงินและบัญชี
    ประกาศค่าใช้จ่ายเดินทางของ มจธ. ไม่ได้กำหนดแนวปฏิบัติเรื่องการจัดห้องพักจึงใช้แนวทางปฏิบัติตามระเบียบกระทรวงการคลัง ด้วยการเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2554 ในการเบิกจ่ายกรณีเดินทางเป็นหมู่คณะ
    บัญชีหมายเลขที่ 3 อัตราค่าเช่าที่พักในการเดินทางไปราชการในราชอาณาจักร “ในกรณีเดินทางไปราชการเป็นหมู่คณะให้พักรวมกันสองคนขึ้นไปต่อหนึ่งห้อง โดยให้เบิกค่าเช่าที่พักได้เท่าที่จ่ายจริงไม่เกินอัตราค่าเช่าห้องพักคู่ เว้นแต่เป็นกรณีที่ไม่เหมาะสม จะพักรวมกันหรือมีเหตุจำเป็นที่ไม่อาจพักรวมกับผู้อื่นได้ ให้เบิกเท่าที่จ่ายจริงไม่เกินอัตราค่าเช่าห้องพักคนเดียว"
    - กรณีที่ หน่วยงานถาม อธิการบดีถือเป็นผู้บริหารสูดสุดของมหาวิทยาลัยฯ อธิการบดีท่านมีสิทธิ์พักคนเดียวอยู่แล้ว
    - รศ.ดร.สุวิทย์ เตีย เนื่องจากท่านอธิการบดีมีสิทธิ์พักคนเดียว รศ.ดร.สุวิทย์ เตีย ถือเป็นเศษ พักคนเดียวได้ แต่ รศ.ดร.สุวิทย์ เตีย มีตำแหน่งเทียบเท่า ซี 9 ขึ้นไป ก็มีสิทธิ์พักคนเดียวได้อยู่แล้ว

    ครุภัณฑ์ ที่ซื้อไว้ในกอง 300 แต่จะใช้เงินรายได้จัดสรร กอง 600 ในการซ่อมแซมครุภัณฑ์ได้หรือไม่
    ใช้ได้ แต่ต้องโอนครุภัณฑ์โครงการของกองทุน 0300,0400 เป็นกองทุน 0600 ก่อนจึงจะเบิกค่าซ่อมแซมครุภัณฑ์ที่กองทุน 0600 ได้

    ค่าโทรศัพท์ ผู้บริหารฯ หรืออาจารย์ รอบบิลอาจไม่ทันในเดือนถัดไป ต้องทำอย่างไร
    ค่าโทรศัพท์รายเดือนระหว่างปีให้ยึดวันที่ตามวันที่จ่ายเงิน ยกเว้นรอบบิลเดือนกันยายน ให้ยึดวันที่ตามรอบบิล ค่าโทรศัพท์ เดือน ส.ค. – ก.ย. หากยังไม่ได้รับใบแจ้งหนี้ต้องจัดทำเอกสารเบิกจ่ายเงินภายในสิ้นเดือน ก.ย. ด้วยยอดเงินประมาณการค่าใช้จ่าย หรือให้ใช้ฐานจากเดือน ก.ค.- ส.ค. ในการเบิกจ่ายได้ และเมื่อได้รับแจ้งหนี้ต้องทำการปรับปรุงรายการทางบัญชีให้ถูกต้องต่อไป

    ค่าตีพิมพ์บทความทางวิชาการ (ต่างประเทศ) ตีเป็นค่าใช้สอยอื่นๆ หรือค่าจ้างเหมา
    ค่าตีพิมพ์บทความทางวิชาการ ให้เบิกเป็นค่าใช้สอยอื่น

    ค่าของที่ระลึก งานพัสดุทำใบจัดซื้อ/จัดจ้าง เป็นค่าวัสดุ แต่ทางบัญชีบันทึกบัญชีเป็นค่าใช้สอยอื่น จะขัดแย้งกันหรือไม่
    ไม่ขัดแย้ง เนื่องจากเป็นกระบวนการทางพัสดุกับทางบัญชี

    บิลของบริษัท FedEx ซึ่งเป็นบริษัทขนส่งของเอกชน ต้องตีเป็นค่าจ้างเหมาหรือค่าไปรษณีย์
    ถือเป็นค่าจ้างเหมา (ขนส่งสิ่งของ) ไม่ใช่ค่าไปรษณีย์

    ใบเสร็จรับเงิน กรณีที่ผู้รับเงินเป็นรหัสพนักงานผู้ขาย ไม่มีชื่อ และลายเซ็น ผู้รับเงิน จำเป็นต้องมีลายมือหรือชื่อตรงรหัสพนักงานขายอีกหรือไม่
    ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี หรือต้นฉบับใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน ของร้านค้าส่ง/ปลีก (makro,Big C) มีคำว่า พนักงานเก็บเงิน/ผู้รับเงิน ใช้รหัสเป็นตัวเลขแทนลายมือชื่อผู้รับเงิน ใช้เป็นหลักฐานการจ่ายได้
    - กรณีหลักฐานใบเสร็จรับเงิน/บิลเงินสดไม่มีระบุตำแหน่งของผู้รับเงิน แต่มีระบุตำแหน่งของผู้มีอำนาจลงนาม/ผู้ขาย ให้ผู้จ่ายเงินเป็นผู้รับรองการจ่ายในเอกสารว่า “ขอรับรองว่าได้ชำระค่าสินค้า/บริการ เพื่อใช้ในงานของหน่วยงาน/โครงการ......เเล้วจริง” พร้อมลงนามกำกับ

    ค่าน้ำดื่ม หรือ ค่ากาแฟ ที่ซื้อมาเก็บไว้ เพื่อเลี้ยงรับรอง ถือเป็นค่าวัสดุอื่น หรือวัสดุงานบ้านงานครัว
    ให้เบิกจ่ายเป็นค่าวัสดุงานบ้านงานครัว และใส่เหตุผลในการจัดซื้อในใบขออนุมัติซื้อ/จ้าง ว่าเป็นวัสดุสำหรับจัดไว้เลี้ยงรับรองแขก/บุคคลภายนอกที่มาติดต่องานกับหน่วยงาน

    ค่าพาหนะ ในการเดินทางประชุมสัมมนา กรณีที่มีรถบริการ แต่เดินทางมาไม่ทันรถที่ให้บริการ สามารถเบิกค่าพาหนะ (TAXI) ได้หรือไม่
    ถือเป็นความรับผิดชอบของบุคคลนั้นหากหน่วยงานจัดรถบริการแต่ไม่สามารถเดินทางไปได้ทันคณะเดินทางพร้อมกัน (ถือเป็นเหตุสุดวิสัยส่วนตัว) ต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปเอง แต่ถ้ามีเหตุผลความจำเป็นก็ให้อยู่ในดุลยพินิจของหัวหน้าหน่วยงาน

    ค่าวัสดุ ที่ซื้อมาเพื่อทำการซ่อมครุภัณฑ์เอง จะแยกประเภท ค่าวัสดุหรือค่าซ่อมแซมครุภัณฑ์ (มีหมายเลขครุภัณฑ์) เนื่องจาก พัสดุตีตามระเบียบ กระทรวงการคลัง เป็นค่าวัสดุ แต่บัญชีจะให้มีการเก็บค่าซ่อมแซมครุภัณฑ์ เพื่อคำนวณค่าเสื่อมราคา
    การจำแนกประเภทหมวดรายจ่าย
    หมวดค่าใช้สอย
    - กรณีที่มหาวิทยาลัยเป็นผู้ดำเนินการ ซ่อมแซมบำรุงรักษาทรัพย์สินเองโดยมีค่าสิ่งของที่ซื้อมาใช้ซ่อมแซมให้จ่ายจากค่าวัสดุ
    - กรณีที่จ้างเป็นการจ้างเหมาทั้งค่าสิ่งของและค่าแรงงานให้จ่ายจากค่าใช้สอย-ค่าซ่อมแซมครุภัณฑ์ (กรณีซ่อมแซมเครื่องปรับอากาศให้บันทึกบัญชีเฉพาะคือบัญชีค่าจ้างเหมาบำรุงรักษาเครื่องปรับอากาศ)


    กรณีที่สำนักงานคลังต้องการขอความช่วยเหลือให้เพิ่มเติมรายละเอียดในเอกสารเบิกเพิ่มขึ้น กรุณาอย่าบันทึกเป็นเรื่องการส่งคืนเอกสาร
    ในบางกรณีไม่สามารถเรียกให้มาแก้ไขได้ทันที จึงใช้วิธีการส่งคืน โดยมีการเก็บข้อมูลการส่งคืน ซึ่งสำนักงานคลังจะนำมาวิเคราะห์เพื่อใช้ในการซักซ้อมความเข้าใจให้หน่วยงานต่อไป

    Update ระเบียบให้เป็นปัจจุบัน - มหาวิทยาลัย ฯ ให้ระเบียบสำหรับอ้างอิงการเบิกจ่ายหลายระเบียบ เช่น ระเบียบของมจธ. , ระเบียบของกระทรวงการคลัง ถ้ามีการเปลี่ยนแปลง หรือแก้ไขระเบียบใดๆ อยากให้มีการประชาสัมพันธ์ ให้หน่วยงานทราบ
    สำนักงานคลังอยู่ระหว่างดำเนินการ Update ระเบียบ โดยอยู่ในแผนการดำเนินงานในกลุ่มการเงินและบัญชี และจะมีการ Update ระเบียบต่าง ๆ ในเว็บไซด์ของสำนักงานคลัง

    ขั้นตอน วิธีปฏิบัติ การตรวจสอบเอกสาร ในแต่ละกองทุน - แต่ละกองทุน มีขั้นตอน และวิธีการปฏิบัติ การตรวจสอบ ไม่เหมือนกัน ในรายละเอียดปีกย่อย เนื่องจากหน่วยงานต้องมานั่งจำว่า กองทุนไหน ทำอย่างไร แตกต่างกันอย่างไร
    สำนักงานคลังอยู่ระหว่างการทบทวนความเข้าใจเรื่องขั้นตอน วิธีปฏิบัติ การตรวจสอบเอกสารการเบิกจ่ายให้เข้าใจร่วมกัน

    การส่งคืนเอกสาร - ไม่ควรส่งคืนเอกสารทุกกรณี เนื่องจากมีการบันทึกการส่งคืน กรณีที่แก้ไขเล็กน้อย ขอให้โทรแจ้งเพื่อไปแก้ไข
    ในบางกรณีไม่สามารถเรียกให้มาแก้ไขได้ทันที จึงใช้วิธีการส่งคืน โดยมีการเก็บข้อมูลการส่งคืน ซึ่งสำนักงานคลังจะนำมาวิเคราะห์เพื่อใช้ในการซักซ้อมความเข้าใจให้หน่วยงานต่อไป

    การเสนอบันทึกอนุมัติล่าช้า - แนบใบอนุมัติล่าช้าไว้ในเรื่องเบิก แต่เอกสารถูกส่งคืน เพื่อให้ดำเนินการเสนออนุมัติล่าช้าก่อน
    สำนักงานคลังจะเสนอผู้อำนวยการลงนามให้โดยขอให้หน่วยงานแนบเรื่องขออนุมัติล่าช้าไว้ด้านหน้าใบเบิก

    การบันทึกบัญชีในระบบบัญชี Axapta สำหรับการจัดซื้อวัสดุ เพื่อซ่อมแซมครุภัณฑ์ - บันทึกบัญชีผิดไม่ตรงกับที่สำนักงานคลังกำหนด
    การจำแนกประเภทหมวดรายจ่าย
    หมวดค่าใช้สอย
    - กรณีที่มหาวิทยาลัยเป็นผู้ดำเนินการ ซ่อมแซมบำรุงรักษาทรัพย์สินเองโดยมีค่าสิ่งของที่ซื้อมาใช้ซ่อมแซมให้จ่ายจากค่าวัสดุ
    - กรณีที่จ้างเป็นการจ้างเหมาทั้งค่าสิ่งของและค่าแรงงานให้จ่ายจากค่าใช้สอย-ค่าซ่อมแซมครุภัณฑ์ (กรณีซ่อมแซมเครื่องปรับอากาศให้บันทึกบัญชีเฉพาะคือบัญชีค่าจ้างเหมาบำรุงรักษาเครื่องปรับอากาศ)

    การบันทึกบัญชีในระบบบัญชี Axapta หมวดอุดหนุน กองทุน 500 - บันทึกบัญชีผิดไม่ตรงกับที่สำนักงานคลังกำหนด
    สำนักงานคลังได้มีการจัดทำคู่มือการบันทึกบัญชีในระบบบัญชีสามมิติ โดยสามารถดาวโหลดจากเว็บไซด์ของสำนักงานคลังและให้ศึกษาจากการจำแนกประเภทรายจ่ายของสำนักงานจัดหาและจัดการสินทรัพย์

    การปั้มรับของในต้นฉบับ หรือสำเนาใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี/ใบส่งของกรณีจัดซื้อวัสดุ - การปั้มรับวัสดุ แต่ละกองทุนไม่เหมือนกัน บางกองทุนสามารถปั้มรับที่ต้นฉบับได้ บางกองทุนต้องปั้มรับที่สำเนาของเอกสาร
    - กรณีซื้อเงินสดให้ประทับตรารับของในใบเสร็จรับเงิน
    - กรณีซื้อเงินเชื่อให้ประทับตรารับของในใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี/ใบส่งของ
    - กรณีที่เอกสารมีต้นฉบับกับสำเนาให้ปั๊มที่ต้นฉบับ

    ค่าเครื่องดื่ม เช่น แป๊บซี่ น้ำเปล่าที่ซื้อทั้งแพ็ค จะให้ถือเป็นค่าใช้สอย หรือค่าวัสดุ (กรณีโครงการของนักศึกษา)
    ให้เบิกเป็นหมวดอุดหนุนกิจกรรมนักศึกษา
    โครงการของนักศึกษาแบ่งเป็น 2 กรณี
    1. กรณีเป็นค่าอาหาร ทำเป็นบันทึกข้อความเบิกเงินไม่ต้องทำเอกสารซื้อจ้าง
    2. กรณีซื้อเป็นวัสดุทำกิจกรรม ต้องทำจัดซื้อจัดจ้าง

    ขอใช้ใบเสร็จรับเงินที่ลงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในการเบิก เนื่องจากบางบริษัทออกใบเสร็จลงชื่อผู้รับเงินเป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
    - ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี หรือต้นฉบับใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน ของร้านค้าส่ง/ปลีก (makro,Big C) มีคำว่า พนักงานเก็บเงิน/ผู้รับเงิน ใช้รหัสเป็นตัวเลขแทนลายมือชื่อผู้รับเงิน ใช้เป็นหลักฐานการจ่ายได้
    - กรณีหลักฐานใบเสร็จรับเงิน/บิลเงินสดไม่มีระบุตำแหน่งของผู้รับเงิน แต่มีระบุตำแหน่งของผู้มีอำนาจลงนาม/ผู้ขาย ให้ผู้จ่ายเงินเป็นผู้รับรองการจ่ายในเอกสารว่า “ขอรับรองว่าได้ชำระค่าสินค้า/บริการ เพื่อใช้ในงานของหน่วยงาน/โครงการ......เเล้วจริง” พร้อมลงนามกำกับ

    ค่าจ้างเหมารถรับจ้าง Taxi สามารถเขียนรวมกันได้หรือไม่ ในกรณีที่ส่งเบิกรวมกันทีเดียว เนื่องจากเดือนนั้นต้องเดินทางหลายครั้ง ถ้าเขียนรวมทีเดียวไม่ได้ ควรเขียนเป็นระเบียบเลยว่าต้องเขียนค่าใช้จ่ายต่อครั้งเท่านั้น เนื่องจากอาจารย์ถามถึงว่ามีระเบียบข้อไหน
    สามารถเขียนรวมเบิกได้ โดยระบุรายละเอียดการเบิกค่ารถรับแจ้งแต่ละวัน พร้อมระบุ ต้นทาง(สถานที่/เขต)-ปลายทาง(สถานที่/เขต) เนื่องจากเป็นแนวปฏิบัติอยู่แล้ว

    การหักภาษี ค่าจ้างเหมา ยอดที่เกิน 10,000 บาท กรณีที่อาจารย์จ่ายเงินสด ควรที่จะออกเป็นระเบียบเลย เนื่องจากพอแจ้งอาจารย์ที่ส่งเบิกว่าต้องหักภาษี อาจารย์มักถามถึงว่ามีระเบียบข้อไหน
    ปฏิบัติตามข้อกำหนดเรื่องการหักภาษีหัก ณ ที่จ่ายของกรมสรรพากร ภงด.3 ข้อ 2.2 ว่าด้วยรัฐบาล องค์การของรัฐบาล หรือองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น ผู้จ่ายเงินได้พึงประเมินตามมาตรา 40(5) (6) (7) (8) ให้แก่ผู้รับซึ่งมีหน้าที่เสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดารายหนึ่ง ๆ มีจำนวนรวมทั้งสิ้นตั้งแต่ 10,000 บาทขึ้นไป แม้การจ่ายนั้นจะได้แบ่งจ่ายครั้งหนึ่ง ๆ ไม่ถึง 10,000 บาทก็ตาม ให้คำนวณหักไว้ในอัตราร้อยละ 1.0 เว้นแต่เงินได้ในการประกวดหรือแข่งขันให้คำนวณหักตามอัตราภาษีเงินได้

    การส่งคืนบางครั้งน่าจะพูดคุยเผื่อลงไปแก้ไขได้ ไม่จำเป็นต้องส่งคืนทันที
    ในบางกรณีไม่สามารถเรียกให้มาแก้ไขได้ทันที จึงใช้วิธีการส่งคืน โดยมีการเก็บข้อมูลการส่งคืน ซึ่งสำนักงานคลังจะนำมาวิเคราะห์เพื่อใช้ในการซักซ้อมความเข้าใจให้หน่วยงานต่อไป

    ค่าที่พัก น่าจะปรับให้เป็นอัตราเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นผู้จัดอบรมหรือ ผู้ร่วมอบรม
    1. การเบิกค่าใช้จ่ายในการจัดสัมมนา/โครงการฯ ให้อิงอัตราค่าที่พักให้เบิกจ่ายตามระเบียบกระทรวงการคลัง
    2. ค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ
    - พนักงานใช้ตามประกาศฯ ของมหาวิทยาลัย เรื่อง การเบิกเงินค่าใช้จ่ายเดินทางในประเทศ พ.ศ. 2543 และฉบับที่ 2 พ.ศ. 2545
    - ข้าราชการ และลูกจ้างประจำ ใช้ตามระเบียบกระทรวงการคลัง
    สำนักงานคลังชี้แจงหาก ระเบียบหรือประกาศที่จะกำหนดในอนาคต ควรพิจารณาในเรื่องของเหตุผลที่ทำไมอัตราการเบิกจ่ายค่าที่พักระหว่างกรณีที่หน่วยงานเป็นผู้จัดสัมมนา/โครงการเอง กับกรณีผู้เดินทางไปเข้าร่วมสัมมนาไม่สมควรที่จะปรับให้เป็นอัตราเดียวกัน เนื่องจาก
    - กรณีเดินทางไปราชการ ซึ่งหมายรวมถึงการเดินทางเข้าร่วมประชุมสัมมนา การเดินทางลักษณะนี้จะมีผู้เดินทางจำนวนไม่มากในการไปแต่ละครั้ง (1-2 คนหรือสูงสุดไม่เกิน 10 คน) การกำหนดอัตราค่าที่พักจึงกำหนดในอัตราที่สูงกว่ากรณีที่หน่วยงานเป็นผู้จัดสัมมนาเอง เนื่องจากอำนาจการต่อรองราคาค่าห้องพัก ไม่สามารถทำได้เหมือนกับการจัดเป็นหมู่คณะ
    - กรณีหน่วยงานเป็นผู้จัดงานสัมมนา/ประชุม การจัดแต่ละครั้งมีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมาก และผู้จัดจะต้องจัดการค่าที่พักรวมค่าอาหารให้แก่คณะสัมมนาฯ อัตราค่าที่พักจึงกำหนดในอัตราที่ต่ำกว่า เนื่องจากการจัดเป็นหมู่คณะและกรุ๊ปใหญ่ จึงมีอำนาจในการต่อรองราคาได้ซึ่งกระทรวงการคลังพิจารณาแล้วเห็นว่าอัตราดังกล่าวไม่สามารถจัดงานได้
    - อีกทั้งจะเห็นว่า อัตราค่าอาหารในการสัมมนาทำไมจึงสูงกว่า ค่าเบี้ยเดินทางไปราชการ เหตุผลเนื่องจากการจัดสัมมนาเป็นการจัดในสถานที่เอกชน เช่น โรงแรม , รีสอร์ท ซึ่งจำเป็นต้องกำหนดอัตราค่าอาหารพิจารณาตามราคาที่เป็นไปได้ในตลาด อย่างสมเหตุสมผลมิเช่นนั้นผู้จัดก็ไม่สามารถจัดประชุมในสถานที่ต่าง ๆ ได้

    ค่าวัสดุที่ซื้อมาเปลี่ยนทำไมจึงถือเป็นค่าซ่อมบำรุง
    การจำแนกประเภทหมวดรายจ่าย
    หมวดค่าใช้สอย
    - กรณีที่มหาวิทยาลัยเป็นผู้ดำเนินการ ซ่อมแซมบำรุงรักษาทรัพย์สินเองโดยมี ค่าสิ่งของที่ซื้อมาใช้ซ่อมแซมให้จ่ายจากค่าวัสดุ
    - กรณีที่จ้างเป็นการจ้างเหมาทั้งค่าสิ่งของและค่าแรงงานให้จ่ายจากค่าใช้สอย -ค่าซ่อมแซมครุภัณฑ์ (กรณีซ่อมแซมเครื่องปรับอากาศให้บันทึกบัญชีเฉพาะคือบัญชีค่าจ้างเหมาบำรุงรักษาเครื่องปรับอากาศ)

    ค่าโทรศัพท์รายเดือน ให้ยึดวันที่ตามรอบบิลหรือวันที่จ่ายเงิน
    ค่าโทรศัพท์รายเดือนระหว่างปีให้ยึดวันที่ตามวันที่จ่ายเงิน ยกเว้นรอบบิลเดือนกันยายน ให้ยึดวันที่ตามรอบบิล และหน่วยงานต้องเบิกจ่ายค่าโทรศัพท์ เดือน ส.ค. – ก.ย. ให้ทันภายในสิ้นเดือน ก.ย. ของทุกปี เบิกจ่ายโดยใช้ยอดประมาณการค่าใช้จ่าย หรือใช้ฐานค่าใช้จ่ายของเดือน ก.ค. หรือ ส.ค. ในการเบิกจ่าย เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้จริงจึงขอปรับปรุงรายการทางบัญชี

    ใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ กรณีจ่ายค่าโทรศัพท์ เดิมเคยเบิกได้ ปัจจุบันต้องทำใบสำคัญรับเงินแนบด้วย
    สามารถเบิกได้แต่ใบเสร็จรับเงินต้องมีรายละเอียดครบถ้วนตามระเบียบการเบิกจ่าย กรณีที่เป็นค่าโทรศัพท์ต้องมีใบแจ้งหนี้ประกอบเอกสารการเบิก หากไม่มีใบแจ้งหนี้ให้ใช้ใบสำคัญ รับเงินประกอบเอกสารการเบิก

    ค่าจ้างเหมารถรับจ้าง(รถตู้) ใช้ใบซื้อ/จ้างและยังต้องทำบันทึกข้อความอีก
    การเบิกค่าจ้างเหมารถรับจ้าง(รถตู้)
    1. กรณีเดินทางไปราชการสาระสำคัญ คือ มีหนังสือขออนุมัติตัวบุคคลเดินทางไปราชการ มีการขออนุมัติ ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่น ค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าที่พัก และค่าพาหนะรับจ้างไม่ต้องทำ ใบซื้อ/จ้าง มีข้อยกเว้น “ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ. 2535 ข้อ 5 “การจ้าง”.....แต่ไม่รวมการรับขนในการเดินทางไปราชการตามกฎหมายว่าด้วยค่าใช้จ่ายเดินทางไปราชการ”
    2. กรณีที่จัดทำเป็นโครงการสัมมนา ดูงาน จัดประชุม ฯลฯ ต้องมีสรุปบันทึกขออนุมัติเบิกและต้องทำใบซื้อ/จ้าง กรณีจ้างเหมารถตู้

    ค่าอาหาร เบิกได้หรือไม่ เพราะบางครั้งเจ้าหน้าที่สำนักงานคลังให้เบิกเป็นค่าเบี้ยเลี้ยงเท่านั้น
    กรณีเดินทางไปราชการให้ปฏิบัติตามประกาศ มจธ.เรื่องค่าใช้จ่ายเดินทางในประเทศ/ต่างประเทศจะเบิกค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางได้เท่านั้น

    ค่าชดเชยยานพาหนะ ในระเบียบให้ใช้แบบฟอร์มใบรับรองการจ่ายเงิน (กค.06) ใบรับรองการจ่ายเงิน แต่เจ้าหน้าที่สำนักงานคลังแจ้งว่าต้องใช้แบบฟอร์มใบสำคัญรับเงิน (กค.07) ใบสำคัญรับเงิน สรุปใช้แบบฟอร์มไหน?
    การเบิกเงินชดเชยค่าพาหนะ ตามประกาศ มจธ. เรื่อง การเบิกเงินค่าเดินทางในประเทศ
    ข้อ 4.4 เงินชดเชยค่าพาหนะ กรณีผู้เดินทางใช้พาหนะส่วนตัวเดินทางไปปฏิบัติงาน....
    มหาวิทยาลัยกำหนด (แบบ กค.06) เป็นเอกสารประกอบการเบิก
    สำนักงานคลังขอให้หน่วยงานใช้ แบบ กค. 07 แทนเนื่องจาก แบบ กค.06 มีข้อความในแบบฟอร์ม “ขอรับรองว่ารายจ่ายข้างต้นไม่อาจเรียกเก็บใบเสร็จรับเงินได้ และข้าพเจ้าได้จ่ายเงินไปในงานของมหาวิทยาลัยจริง” ซึ่งแบบ กค.06 ใช้กรณีที่ผู้ไปราชการเดินทางโดย รถรับจ้าง (แท๊กซี่) และไม่สามารถรับใบเสร็จรับเงินได้ และได้จ่ายเงินจริงแล้ว แต่ การเบิกเงินชดเชยพาหนะเป็นใช้รถยนต์ส่วนตัวของผู้เดินทางเองและไม่ได้จ่ายเงินให้ใคร ปัจจุบัน เจ้าหน้าที่สำนักงานคลังจึงขอให้หน่วยงานใช้แบบ กค. 07 แทน และเมื่อแก้ไขประกาศฯ ใหม่ก็จะกำหนดแบบฟอร์มให้ถูกต้องต่อไป


    การเบิกค่าที่พัก กรณีที่ไปพักเป็นหมู่คณะฯ และเป็นเศษ มีแนวทางปฏิบัติสำหรับการเบิกจ่ายอย่างไร
    เนื่องจากประกาศค่าใช้จ่ายเดินทางของ มจธ. ไม่ได้กำหนดแนวปฏิบัติเรื่องการจัดห้องพักจึงใช้แนวทางปฏิบัติตามระเบียบกระทรวงการคลัง ด้วยการเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2554 ในการเบิกจ่ายกรณีเดินทางเป็น หมู่คณะ บัญชีหมายเลขที่ 3 อัตราค่าเช่าที่พักในการเดินทางไปราชการในราชอาณาจักร “ในกรณีเดินทางไปราชการเป็นหมู่คณะให้พักรวมกันสองคนขึ้นไปต่อหนึ่งห้อง โดยให้เบิกค่าเช่าที่พักได้เท่าที่จ่ายจริงไม่เกินอัตราค่าเช่าห้องพักคู่ เว้นแต่เป็นกรณีที่ไม่เหมาะสม จะพักรวมกันหรือมีเหตุจำเป็นที่ไม่อาจพักรวมกับผู้อื่นได้ ให้เบิกเท่าที่จ่ายจริงไม่เกินอัตราค่าเช่าห้องพักคนเดียว"

    การเบิกค่าใช้จ่ายเดินทางไปราชการ (ค่ายานพาหนะ) ในเขตกรุงเทพฯ และปริมณฑล เช่น การเดินทางไปตรวจฝึกสอน ไปนิเทศนักศึกษาฝึกงาน การไปประชุม อบรม สัมมนา ฯลฯ กรณีที่ผู้เดินทางเดินทางด้วยรถยนต์ส่วนตัว มีแนวทางปฏิบัติในเรื่องการเบิกจ่ายอย่างไร
    การเบิกจ่ายใช้จ่ายเดินทางไปราชการ กรณี (ค่าพาหนะ) ใช้รถยนต์ส่วนตัวเดินทาง จะใช้กรณีเดินทางไปราชการต่างจังหวัดและเขตปริมณฑล การขออนุมัติตัวบุคคลเดินทางมีค่าใช้จ่ายในการเดินทางต้องระบุการขออนุมัติใช้รถยนต์ส่วนตัวด้วย จะเบิกจ่ายได้ในอัตรากม.ละ 5 บาท และแนบรายละเอียดระยะทางของการเดินทางประกอบการเบิกจ่าย
    ถ้าเดินทางใน กทม. จะแนะนำให้เบิกจ่ายค่าพาหนะรับจ้าง
    ปัจจุบันสำนักงานคลังมีแผนปรับปรุงระเบียบค่าใช้จ่ายเดินทางไปราชการ โดยจะมีการกำหนดให้ชัดเจนต่อไป

    ความคลาดเคลื่อนในเรื่องของการวิเคราะห์รายการทางบัญชี และการตัดยอดบัญชีรายจ่าย เช่น การเบิกจ่ายค่าทำกุญแจ และหรือ การซ่อมครุภัณฑ์ (ตู้เก็บเอกสาร) ที่ต้องมีการซ่อมและเปลี่ยนกุญแจ
    การจำแนกประเภทหมวดรายจ่าย
    หมวดค่าใช้สอย
    - กรณีที่มหาวิทยาลัยเป็นผู้ดำเนินการ ซ่อมแซมบำรุงรักษาทรัพย์สินเองโดยมีค่าสิ่งของที่ซื้อมาใช้ซ่อมแซมให้จ่ายจากค่าวัสดุ
    - กรณีที่จ้างเป็นการจ้างเหมาทั้งค่าสิ่งของและค่าแรงงานให้จ่ายจากค่าใช้สอย-ค่าซ่อมแซมครุภัณฑ์ (กรณีซ่อมแซมเครื่องปรับอากาศให้บันทึกบัญชีเฉพาะคือบัญชีค่าจ้างเหมาบำรุงรักษาเครื่องปรับอากาศ)


    การขอให้เจ้าหน้าที่สำนักงานคลังเพิ่มชื่อบริษัท ห้างร้านเข้าไปในระบบ กรณีที่หน่วยงานค้นหารายชื่อในระบบแล้วไม่พบ
    ขั้นตอนการเพิ่มเจ้าหนี้
    1. สามารถประสานงานกับ คุณวิภาพรรณ อ่อนประทิน โทร.8432 และคุณสมศักดิ์ สลาวน โทร.8137 โดยแจ้งชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของบริษัท/ห้างร้าน (โดยขอสำเนาใบแจ้งหนี้ ผ่านช่องทางต่าง ๆ เช่น อีเมล์ ไลน์ โทรสาร เป็นต้น)
    2. จัดทำหนังสือแจ้งยืนยันการขอรับเงินโดยวิธีการโอนเงินเข้าบัญชีเงินฝากฯ (แบบ กค.38) โดยแนบกับเรื่องเบิก

    ปัญหาเรื่องการสื่อสาร/การอธิบายเหตุผลของเจ้าหน้าที่บางคน - ขอคำอธิบายสั้น ๆ กะทัดรัดเข้าใจความหมาย เช่น การอธิบายเรื่องการคีย์วันที่ในใบตั้งหนี้ สำหรับการจัดซื้อครุภัณฑ์ ว่าให้ใช้วันที่ตั้งหนี้ที่เป็นวันเดียวกับวันที่กรรมการตรวจรับ
    - กรณีที่ไม่ใช่ครุภัณฑ์จะใช้วันที่อนุมัติจ่ายในแบบ กค.03 เป็นวันที่ตั้งหนี้ เนื่องจากในชุดเบิกมีการซื้อของหลายวันจึงอนุโลมให้ใช้วันที่อนุมัติจ่าย
    - กรณีที่เป็นเรื่องครุภัณฑ์ให้ใช้วันที่ตรวจรับทรัพย์สินเนื่องจากมีผลเรื่องของการคำนวณค่าเสื่อมราคา และให้หน่วยงานต้องระบุวันที่ที่คณะกรรมการลงนาม ตรวจรับทรัพย์สินทุกครั้ง

    ใบเสร็จ/ใบแจ้งหนี้/ใบสำคัญหลักฐานการเบิก ที่ส่งเรื่องตั้งเบิก แต่ระบุรายละเอียดไม่ครบถ้วน เช่น ไม่ระบุที่อยู่ของ มจธ./เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ฯลฯ ไม่ระบุจำนวนเงิน (ตัวอักษร) สำนักงานคลังมีแนวทางที่จะให้หน่วยงานปฏิบัติอย่างไร
    ให้ปฏิบัติตามระเบียบ มจธ. ว่าด้วยการเบิกจ่ายเงินจากมหาวิทยาลัย พ.ศ. 2542 ข้อ 14 การตรวจสอบหลักฐานการจ่ายเงินตามข้อ 12 ต้องตรวจสอบความถูกต้องในสาระสำคัญของเอกสารที่ใช้ประกอบการเบิก ทั้งนี้ต้องมีรายการดังต่อไปนี้
    14.1 เล่มที่ หรือ รหัส และเลขที่ของใบเสร็จรับเงินหรือใบสำคัญ
    14.2 ชื่อ สถานที่ทำการ หรือที่อยู่ของผู้รับเงินที่สามารถติดต่อได้
    14.3 วันเดือนปีที่รับเงิน
    14.4 รายการแสดงการรับเงินว่าเป็นค่าอะไร
    14.5 จำนวนเงินทั้งตัวเลขและตัวอักษร
    14.6 ลายมือชื่อผู้รับเงิน
    14.7 มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี และเลขทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี)
    - ไม่ระบุที่อยู่ มจธ. ตอบสามารถนำมาเบิกได้ขอให้เป็นชื่อลูกค้า คือ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี หรือ ชื่อย่อมหาวิทยาลัย หรือ ชื่อภาษาอังกฤษ
    ***กรณีใบเสร็จรับเงินที่ไม่สมบูรณ์ ต้องแนบใบสำคัญรับเงิน ประกอบการเบิกจ่ายเงินด้วย

    ใบเสร็จ/ใบสำคัญหลักฐานการเบิก ที่มีที่อยู่ต่างจังหวัด ควรดำเนินการอย่างไร จะต้องให้ผู้ซื้อ/ผู้เบิกรับรองและชี้แจงเหตุผลหรือไม่
    กรณีหลักฐานใบเสร็จที่มีที่อยู่ต่างจังหวัดสามารถเบิกจ่ายได้ แต่มีประเด็นว่าทำไมต้องซื้อของต่างจังหวัด เบื้องต้น ผู้ตรวจสอบเอกสารเบิกจ่าย ควรสอบถามว่าทำไมจึงซื้อสินค้าที่อยู่ต่างจังหวัด เช่น เปรียบเทียบแล้วราคาถูกกว่าในกรุงเทพฯ หรือไม่ หรือผู้ปฏิบัติงานจัดหาระหว่างเดินทางไปปฏิบัติงานที่ต่างจังหวัด ถ้าอยู่ในข่าย 2 ประเภทนี้ก็ไม่น่าจะมีปัญหาอะไร ควรจะหมายเหตุให้ผู้ตรวจสอบเอกสารเบิกจ่ายเงินเข้าใจด้วย

    การปรับเปลี่ยนแนวทางวิธีการปฏิบัติ เช่น การเบิกจ่ายครุภัณฑ์ต่ำกว่าเกณฑ์ (วัสดุคงทนถาวร)
    สำนักงบประมาณมีการเปลี่ยนวิธีการจำแนกประเภทหมวดรายจ่าย อ้างถึงเอกสารจาก สำนักงบประมาณ ที่ นร 0704/ว 68 ลงวันที่ 29 เมษายน 2558 เรื่องการปรับปรุงหลักการจำแนกประเภทรายจ่ายตามงบประมาณ และเอกสารที่ นร 0704/ว 37 ลงวันที่ 6 มกราคม 2559 เรื่องแนวทางการพิจารณาสิ่งของที่จัดเป็นวัสดุและครุภัณฑ์ตามหลักการจำแนกประเภทรายจ่ายตามงบประมาณ ซึ่งสำนักงานจัดหาและจัดการสินทรัพย์ได้มีการเวียนแจ้งแนวทางการพิจารณาสิ่งของที่จัดเป็นวัสดุและครุภัณฑ์ตามหลักการจำแนกประเภทรายจ่าย
    โดยทางสำนักงานจัดหาและจัดการสินทรัพย์ควรจัดทำคู่มือและซักซ้อมความเข้าใจ ให้หน่วยงานรับทราบต่อไป


    ความเข้าใจคลาดเคลื่อนในเรื่องของคำสั่ง มจธ. เรื่องมอบหมายและมอบอำนาจให้ปฏิบัติการแทนอธิการบดี เช่น กรณีเด็กไปทำกิจกรรมของคณะ ต้องเป็นคณบดีหรือรองอธิการบดีฝ่ายพัฒนานักศึกษาลงนามอนุมัติ
    อ้างถึงคำสั่งฯ ที่ 1239/2556 เรื่อง มอบหมายและมอบอำนาจให้ปฏิบัติการแทนอธิการบดี ข้อ 1.23 มอบให้คณบดี ผู้อำนวยการสำนักงาน สถาบัน หัวหน้าส่วนที่งานที่เรียกชื่ออย่างอื่นที่มีฐานะเทียบเท่าคณะ หรือผู้รักษาการในตำแหน่งคณบดี ผู้อำนวยการสำนัก สถาบัน หรือหัวหน้าส่วนงานที่เรียกชื่ออย่างอื่นที่มีฐานะเทียบเท่าคณะ โดยกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบ มอบอำนาจให้อนุญาตและอนุมัติค่าใช้จ่ายให้นักศึกษาไปดูงาน ชมกิจกรรม ฟังบรรยาย หรืออภิปราย เสนอผลงานทางวิชาการ ผลงานวิจัย ทำวิจัย ปฏิบัติการวิจัย หรือดำเนินการใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับหลักสูตรการศึกษาของนักศึกษา ร่วมกิจกรรมแข่งขันกีฬา หรือทัศนศึกษา ในประเทศและต่างประเทศ โดยไม่เป็นอุปสรรคต่อการเรียน

    การเบิกค่าตอบแทนกรรมการภายนอกเพื่อทำการสอบวิทยานิพนธ์
    เอกสารหลักฐานแนบเบิกค่าตอบแทนกรรมการภายนอกเพื่อทำการสอบวิทยานิพนธ์ นักศึกษา
    1. ใบเบิก
    2. บันทึกข้อความขออนุมัติเบิกจ่าย
    3. ใบสำคัญรับเงินของอาจารย์กรรมการแต่ละท่าน
    4. เอกสารแบบ บ-3 ที่คณะกรรมการสอบวิทยานิพนธ์ลงลายมือชื่อ/เอกสารแต่งตั้งกรรมการ สอบวิทยานิพนธ์
    5. ใบเสร็จรับเงินค่าลงทะเบียนสอบวิทยานิพนธ์ของนักศึกษา


     
    KMUTT Intranet BANNER BANNER BANNER